Trong bối cảnh doanh nghiệp phát triển không ngừng, việc quản lý nhân sự và hành chính là một thách thức lớn. Hệ thống quản trị vốn nhân lực là nền tảng vững chắc giúp tổ chức duy trì hiệu quả hoạt động, đảm bảo sự gắn kết và phát triển lâu dài của nhân viên, không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình làm việc mà còn tối ưu hóa việc quản lý nhân sự, từ đó đảm bảo sự đồng bộ giữa các phòng ban và nâng cao năng suất làm việc.

Tại sao cần thiết lập hệ thống quản trị vốn nhân lực?

► Lợi ích kinh doanh

• Tăng hiệu suất làm việc: Quy trình làm việc được chuẩn hóa giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, tránh lãng phí thời gian và tài nguyên.
• Tiết kiệm chi phí quản lý: Quản lý nhân sự thông qua hệ thống giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí vận hành, hạn chế rủi ro và sai sót trong việc quản lý thủ công.
• Nâng cao sự hài lòng và giữ chân nhân viên: Một hệ thống quản trị rõ ràng giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm, quyền lợi và lộ trình phát triển của mình, từ đó tạo sự gắn kết và tăng cường sự hài lòng trong công việc.
• Tăng tính cạnh tranh: Doanh nghiệp có một hệ thống quản trị hiệu quả sẽ có khả năng cạnh tranh cao hơn nhờ vào năng suất và chất lượng quản lý nhân sự vượt trội.

Đối tượng cần thiết lập hệ thống quản lý vốn nhân lực?

1. Doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn

- Quy mô từ 50 nhân viên trở lên thường gặp nhiều thách thức trong việc quản lý nguồn nhân lực.

- Loại bỏ quản lý thủ công kém hiệu quả, dễ gây ra sai sót và mất kiểm soát.

- Kiểm soát tốt hơn các khía cạnh như tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, quản lý lương bổng và phúc lợi.

- Thuận lợi phân bổ nhân sự tại nhiều địa điểm khác nhau, duy trì thông tin cập nhật, quản lý từ xa và đảm bảo tất cả các chi nhánh hoạt động theo cùng một quy chuẩn.

2. Doanh nghiệp đang trong giai đoạn phát triển nhanh

- Những doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh chóng do sự bùng nổ về số lượng nhân viên.

- Mở rộng các hoạt động tuyển dụng, đào tạo và quản lý hiệu suất.

- Chuẩn hóa các quy trình, từ việc tuyển dụng đến phát triển nhân sự, kiểm soát và điều phối nguồn lực nhân sự một cách linh hoạt và nhanh chóng.

3. Doanh nghiệp trong lĩnh vực có yêu cầu nghiêm ngặt về quản lý nhân sự

- Các ngành như tài chính, bảo hiểm, y tế, sản xuất công nghiệp hay các ngành dịch vụ chuyên môn.

- Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn ngành.

- Đối phó với các kiểm toán nội bộ hoặc từ các cơ quan chính phủ. 

4. Doanh nghiệp đa quốc gia hoặc có nhiều chi nhánh

- Đảm bảo tính thống nhất và sự liền mạch trong quản lý.

- Cung cấp công cụ để theo dõi hồ sơ nhân viên, quản lý lương và đánh giá hiệu suất từ xa.

- Đồng bộ hóa quy trình giữa các chi nhánh, giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý nhân sự từ một điểm trung tâm mà còn dễ dàng triển khai các chiến lược nhân sự chung trên quy mô toàn cầu.

5. Doanh nghiệp chuyển đổi số

- Số hóa quy trình quản trị nhân sự, tận dụng tối đa tiềm năng của công nghệ để cải thiện hiệu quả hoạt động.

- Tự động hóa các tác vụ hành chính, giảm thiểu sai sót mà còn cung cấp dữ liệu quan trọng phục vụ cho việc ra quyết định chiến lược.

- Quan trọng với các doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ hoặc có định hướng công nghệ cao.

6. Công ty khởi nghiệp (Startup)

- Tránh những rủi ro không đáng có về quản lý nhân sự trong tương lai và tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững.

- Thiết lập quy trình quản lý nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp phát triển nhanh mà không gặp phải các rào cản liên quan đến quản lý nguồn nhân lực.

Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý vốn nhân lực

► Hướng dẫn xây dựng quy trình và vẽ luồng công việc

1. Xác định quy trình chính

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định các quy trình nhân sự quan trọng nhất. Các quy trình thường bao gồm:

• Tuyển dụng: Từ xác định nhu cầu, đăng tuyển, sàng lọc ứng viên đến ký hợp đồng.
• Quản lý hồ sơ nhân sự: Quản lý thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bảo hiểm.
• Quản lý tài sản: xe, cơ sở vật chất
• Quản lý đào tạo 
• Đánh giá hiệu suất: Đặt KPI, đánh giá kết quả công việc, xác định thưởng phạt.
• Quản lý lương, phúc lợi: Tính lương, phụ cấp, bảo hiểm, chế độ nghỉ phép.

Mỗi quy trình cần được mô tả dưới dạng các bước rõ ràng, từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.

2. Phân tích quy trình và vẽ luồng công việc

Ví dụ quy trình tuyển dụng:

• Bước 1: Phòng ban đề xuất nhu cầu tuyển dụng.
• Bước 2: Phòng Nhân sự xác nhận yêu cầu và đăng tin tuyển dụng.
• Bước 3: Sàng lọc hồ sơ, tổ chức phỏng vấn.
• Bước 4: Ra quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng.

Luồng công việc  Sử dụng biểu đồ để mô tả luồng thông tin giữa các bước. Ví dụ, sau khi Phòng Nhân sự đăng tin tuyển dụng (bước 2), luồng công việc chuyển sang sàng lọc hồ sơ (bước 3).

3. Phân công trách nhiệm

• Phòng Nhân sự: Chịu trách nhiệm về các hoạt động tuyển dụng, quản lý hồ sơ và lương bổng.
• Phòng Kế toán: Quản lý chi trả lương, phúc lợi.
• Quản lý phòng ban: Đánh giá hiệu suất nhân viên, phối hợp tuyển dụng.

► Xác định kết quả đầu vào và đầu ra

Kết quả đầu vào của hệ thống quản trị bao gồm thông tin về nhân viên, chính sách của công ty và yêu cầu từ các phòng ban. Kết quả đầu ra là các báo cáo về hiệu suất, năng suất lao động, cũng như các chiến lược nhân sự dài hạn, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và điều chỉnh hoạt động.

Ví dụ: Trong quy trình tuyển dụng, kết quả đầu vào bao gồm yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban và hồ sơ ứng viên. Kết quả đầu ra là những kết quả mong muốn sau khi hoàn thành quy trình. Chẳng hạn, trong quy trình đào tạo, kết quả đầu ra là nhân viên được trang bị kiến thức và kỹ năng mới đáp ứng yêu cầu công việc.

Trong quy trình tính lương, yếu tố đầu vào là bảng chấm công và các khoản thưởng/phạt trong tháng. Ví dụ kết quả đầu ra của quy trình tuyển dụng là nhân viên mới đã ký hợp đồng và bắt đầu công việc.

► Ảnh hưởng và lợi ích tới từng phòng ban trong công ty

1. Phòng Nhân sự (HR)

• Tăng năng suất làm việc, giảm thiểu công việc thủ công
• Giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu và xử lý thông tin như tính lương, phúc lợi hay quản lý hồ sơ
• Dễ dàng truy xuất dữ liệu
• Đơn giản hóa quy trình tuyển dụng

2. Phòng Tài chính - Kế toán

• Tự động hóa quy trình tính lương
• Minh bạch trong quản lý phúc lợi
• Tiết kiệm thời gian (tránh các thao tác thủ công)

3. Phòng Kinh doanh

• Đáp ứng nhu cầu tuyển dụng kịp thời
• Động viên tinh thần làm việc
• Theo dõi hiệu suất, điều chỉnh kịp thời chiến lược kinh doanh

4. Phòng Sản xuất/Vận hành

• Quản lý, điều chỉnh ca làm dễ dàng tránh tình trạng thiếu hụt nhân lực hoặc bố trí không cân bằng
• Giảm thiểu sai sót trong chấm công
• Thuận lợi đăng ký nghỉ phép, xin đổi ca trực tuyến, giúp giảm tải công việc cho quản lý và nâng cao tính tự chủ của nhân viên

5. Ban Giám đốc/Quản lý cấp cao

• Ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu
• Giám sát hiệu quả
• Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm

Tiêu chuẩn áp dụng khi xây dựng hệ thống quản lý vốn nhân lực

Đào tạo hướng dẫn xây dựng và áp dụng

► Đào tạo về tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn đào tạo: ISO 9001, ISO 45001, ISO/IEC 27001

+ ISO 9001: Hệ thống Quản lý Chất lượng

• Cung cấp kiến thức tổng quan về tiêu chuẩn ISO 9001 và tầm quan trọng của việc áp dụng trong môi trường quản trị nhân sự.
• Hướng dẫn cách thiết lập và duy trì các quy trình quản lý nhân sự hiệu quả, từ tuyển dụng, chấm công, đến quản lý lương thưởng và phúc lợi.
• Đào tạo cách thức đo lường và phân tích hiệu suất nhân sự để đảm bảo quy trình luôn được cải tiến theo thời gian.
• Tích hợp ISO 9001 vào HCM: Cách áp dụng ISO 9001 vào hệ thống quản trị vốn nhân lực (HCM) để nâng cao hiệu quả vận hành và khả năng báo cáo chất lượng.

+ ISO 45001: Hệ thống Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp

• Giới thiệu tổng quan về tiêu chuẩn ISO 45001 và vai trò trong việc quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.
• Hướng dẫn nhân sự cách thức nhận diện, đánh giá và kiểm soát rủi ro liên quan đến an toàn lao động, đặc biệt trong các lĩnh vực sản xuất hoặc vận hành có nguy cơ cao.
• Hướng dẫn xây dựng các quy trình an toàn, bao gồm hướng dẫn ứng phó với tai nạn lao động và quản lý sự cố.
• Giới thiệu cách thức theo dõi tình hình sức khỏe của nhân viên, từ đó báo cáo và điều chỉnh chính sách về sức khỏe và an toàn lao động phù hợp.

+ ISO/IEC 27001: Hệ thống Quản lý An ninh Thông tin

• Đào tạo nhân viên về các mối đe dọa an ninh thông tin trong môi trường làm việc, đặc biệt là các nguy cơ liên quan đến việc quản lý dữ liệu nhân sự.
• Hướng dẫn các phương pháp bảo vệ thông tin cá nhân của nhân viên, từ việc lưu trữ hồ sơ đến sử dụng và chia sẻ dữ liệu một cách an toàn.
• Cung cấp kiến thức về việc phân quyền truy cập đối với các tài liệu và thông tin nhạy cảm, đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới được phép truy cập dữ liệu nhân sự.
• Hướng dẫn quy trình xử lý khi xảy ra các sự cố liên quan đến an ninh thông tin như rò rỉ dữ liệu hoặc các vụ tấn công mạng.

► Đào tạo công cụ gia tăng năng suất chất lượng

Chương trình đào tạo: 5S, Quản lý cấp trung, LEAN, SIX SIGMA, KPI, KAIZEN, 5S, TPM, MFCA.

- Tổ chức, sắp xếp không gian làm việc khoa học cho nhân sự, dễ dàng tìm kiếm tài liệu, cải thiện năng suất.

- Tinh gọn quy trình, giảm thiểu các bước thừa và cải thiện tốc độ xử lý, nâng cao hiệu quả công việc.

- Phân tích và giảm thiểu sai sót trong các quy trình nhân sự như tuyển dụng, xử lý lương thưởng.

- Đặt mục tiêu rõ ràng, theo dõi hiệu suất, cải thiện năng suất làm việc và hiệu quả quản lý nhân sự.

- Khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng để cải tiến quy trình nhân sự.

- Quản lý và bảo trì trang thiết bị, đảm bảo hoạt động liên tục.

- Theo dõi và đánh giá việc sử dụng tài nguyên, vật liệu trong quy trình quản lý vốn nhân sự.

- Nâng cao năng lực quản lý, cải thiện chất lượng lãnh đạo và thúc đẩy sự phát triển của đội ngũ nhân viên.

► Đào tạo sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý

- Giúp nhân viên làm quen với các công cụ quản lý số như phần mềm quản lý quản lý vốn nhân sự.

- Đào tạo không chỉ giúp tăng năng suất mà còn giảm thiểu lỗi và thời gian xử lý, từ đó tối ưu hóa toàn bộ quá trình thực hiện

Ứng dụng số

► Đánh giá tính sẵn sàng chuyển đổi số - phần mềm DigiX

OmX cung cấp phần mềm DigiX để đánh giá tính sẵn sàng của doanh nghiệp trước khi chuyển đổi số. 64 câu hỏi dựa trên 4 trụ cột của DigiX giúp đo lường các yếu tố liên quan, từ đó xác định những điểm cần cải tiến để doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các giải pháp công nghệ. Chuyển đổi số sẽ được xây dựng kế hoạch và lộ trình dựa theo tiêu chuẩn ISO 9001.

• Quản lý năng suất
• Quản lý doanh nghiệp
• Nền tảng chuyển đổi số
• Công nghệ

► Giải pháp phần mềm quản lý vốn nhân sự

• Phần mềm quản lý lương
• Phần mềm quản lý đào tạo nội bộ
• Phần mềm quản lý xe
• Phần mềm quản lý hành chính
• Phần mềm quản lýnhân sự
• Phần mềm quản lý tuyển dụng