Thiết lập hệ thống quản trị tài chính kế toán không chỉ là xu hướng mà còn là nhu cầu tất yếu để doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả, bền vững trong môi trường kinh doanh cạnh tranh. Hệ thống này không chỉ cải thiện năng suất, đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính, đem lại lợi ích kinh doanh lâu dài.

Tại sao cần thiết lập hệ thống quản trị tài chính kế toán?

Việc thiết lập hệ thống quản trị tài chính kế toán là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý và kiểm soát tài chính. Hệ thống này không chỉ giúp theo dõi các dòng tiền một cách chính xác mà còn hỗ trợ ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu tài chính. Khi doanh nghiệp mở rộng, số lượng giao dịch và độ phức tạp của báo cáo tài chính tăng lên, quản lý tài chính kế toán truyền thống sẽ không còn đáp ứng được yêu cầu về tốc độ, tính chính xác và độ tin cậy. Một hệ thống quản trị tài chính kế toán hiệu quả giúp cải thiện hiệu suất tài chính, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý.

► Lợi ích kinh doanh

Thiết lập hệ thống quản trị tài chính kế toán mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tăng cường khả năng kiểm soát tài chính: Giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các khoản thu chi, quản lý dòng tiền hiệu quả.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Tự động hóa quy trình kế toán giảm thiểu thời gian xử lý, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.
• Cải thiện việc ra quyết định: Cung cấp báo cáo tài chính kịp thời và chính xác, giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
• Tuân thủ pháp lý: Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định tài chính, kế toán và thuế, giảm thiểu nguy cơ bị xử phạt.

Đối tượng cần thiết lập hệ thống quản trị tài chính kế toán?

Hệ thống quản trị tài chính kế toán đặc biệt cần thiết cho:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Để quản lý chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận, các doanh nghiệp này cần công cụ giúp kiểm soát tài chính chặt chẽ.
• Doanh nghiệp đang phát triển: Khi mở rộng quy mô, khối lượng dữ liệu tài chính gia tăng, hệ thống quản trị sẽ giúp tự động hóa và giảm thiểu lỗi.
• Công ty đa quốc gia: Đòi hỏi hệ thống quản trị tài chính phức tạp để xử lý nhiều đơn vị tiền tệ, tuân thủ luật pháp quốc tế.

Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý tài chính kế toán

OmX hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý tài chính kế toán dựa trên nền tảng tiêu chuẩn ISO 9001 

► Hướng dẫn quy trình và vẽ luồng công việc

Quy trình thiết lập hệ thống quản trị tài chính kế toán bao gồm các bước cơ bản:

• Phân tích nhu cầu: Xác định yêu cầu quản lý tài chính kế toán hiện tại của doanh nghiệp, từ việc lập báo cáo tài chính, kiểm soát ngân sách, đến quản lý dòng tiền.
• Xây dựng luồng công việc: Vẽ ra quy trình công việc chi tiết, từ việc thu thập dữ liệu tài chính, nhập liệu, kiểm tra và phê duyệt cho đến việc lập báo cáo tài chính.
• Phân công trách nhiệm: Mỗi vai trò trong phòng tài chính kế toán sẽ có trách nhiệm cụ thể, như kế toán trưởng chịu trách nhiệm kiểm soát và phê duyệt, trong khi nhân viên thực hiện nhập liệu và báo cáo.

           + Kế toán trưởng: Được cung cấp hệ thống giám sát và phê duyệt tự động, giúp họ quản lý tài chính dễ dàng hơn và ra quyết định nhanh chóng.

           + Nhân viên kế toán: Tiết kiệm thời gian nhập liệu và kiểm tra, nhờ vào quy trình tự động và luồng công việc được tối ưu hóa.

► Xác định kết quả đầu vào và đầu ra

Kết quả đầu vào: Gồm các chứng từ, hóa đơn, số liệu giao dịch tài chính từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Kết quả đầu ra: Là các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, phân tích chi phí và lợi nhuận, giúp ban lãnh đạo nắm bắt tình hình tài chính của doanh nghiệp.

► Hiệu quả tới từng phòng ban

Khi thiết lập hệ thống quản lý tài chính kế toán, không chỉ phòng tài chính kế toán hưởng lợi mà các phòng ban khác trong công ty cũng sẽ được cải thiện hiệu suất hoạt động và tối ưu hóa quy trình làm việc. Dưới đây là ảnh hưởng và lợi ích tới từng phòng ban:

Tiêu chuẩn áp dụng khi xây dựng hệ thống quản lý tài chính kế toán

Xây dựng hệ thống quản lý tài chính kế toán dựa trên tiêu chuẩn quốc tế sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện mọi hoạt động chính xác ngay từ đầu, đảm bảo hệ thống không chỉ vận hành tốt mà còn đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quản lý rủi ro. Dưới đây là một số tiêu chuẩn quốc tế quan trọng áp dụng phù hợp:

Đào tạo hướng dẫn xây dựng và áp dụng

► Đào tạo về tiêu chuẩn

- Tiêu chuẩn đào tạo: ISO 9001; ISO/IEC 27001; ISO 31000; IFRS, GAAP

- Hiểu rõ các tiêu chuẩn quản lý quốc tế, biết cách áp dụng các tiêu chuẩn vào hoạt động phòng tài chính kế toán

- Học cách áp dụng các quy tắc quản lý chất lượng vào quá trình kiểm soát và đánh giá tài chính, đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện đúng quy trình và hiệu quả

- Hiểu rõ các nguyên tắc quản lý an ninh thông tin, áp dụng các biện pháp bảo mật và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định bảo mật để giảm thiểu rủi ro liên quan đến dữ liệu tài chính

- Nắm bắt các quy trình quản lý, báo cáo sai sót và cải tiến quy trình tài chính, tối ưu hóa chất lượng công việc

- Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực quốc tế

- Phát hiện và giải quyết các rủi ro kịp thời, từ đó bảo vệ doanh nghiệp khỏi những tổn thất tài chính không đáng có

► Đào tạo công cụ gia tăng năng suất chất lượng

- Chương trình đào tạo: FP&A, KPI, quản lý chi phí và kiểm soát nội bộ

- Áp dụng FP&A trong lập ngân sách dài hạn, dự báo dòng tiền, đưa ra các quyết định tài chính chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế

- Thiết lập, đo lường và phân tích các chỉ số KPI tài chính, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và đưa ra các điều chỉnh kịp thời để đạt được mục tiêu tài chính của doanh nghiệp

- Theo dõi và quản lý chi phí một cách hiệu quả, giảm thiểu các khoản chi phí không cần thiết và tối ưu hóa nguồn lực tài chính.

► Đào tạo sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý

- Giúp nhân viên làm quen với các công cụ quản lý số như phần mềm quản lý tài chính kế toán

- Đào tạo không chỉ giúp tăng năng suất mà còn giảm thiểu lỗi và thời gian xử lý, từ đó tối ưu hóa toàn bộ quá trình thực hiện

Ứng dụng số

► Đánh giá tính sẵn sàng chuyển đổi số - phần mềm DigiX

OmX cung cấp phần mềm DigiX để đánh giá tính sẵn sàng của doanh nghiệp trước khi chuyển đổi số. 64 câu hỏi dựa trên 4 trụ cột của DigiX giúp đo lường các yếu tố liên quan, từ đó xác định những điểm cần cải tiến để doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các giải pháp công nghệ. Chuyển đổi số sẽ được xây dựng kế hoạch và lộ trình dựa theo tiêu chuẩn ISO 9001.

• Quản lý năng suất
• Quản lý doanh nghiệp
• Nền tảng chuyển đổi số
• Công nghệ

► Phần mềm quản lý tài chính kế toán

• Theo dõi chi phí thực hiện dự án
• Theo dõi dòng tiền về của dự án
• Theo dõi hóa đơn
• Tính toán lỗ lãi tạm tính của dự án
• Báo cáo tổng hợp 
• Quản lý tài sản
• Quản lý lương
• Quản lý dòng tiền & thuế
• Báo cáo tài chính & hoá đơn
• Quản lý đa tiền tệ, tỉ giá hối đoái