Marketing và sale là hai yếu tố cốt lõi quyết định thành công của doanh nghiệp. Thiết lập hệ thống quản trị marketing và sale (MarSale) giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển. Hệ thống tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các hoạt động marketing và bán hàng dựa trên các quy trình và luồng công việc được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế.

Tại sao cần thiết lập hệ thống quản trị MarSale?

Trong thời đại kinh doanh hiện đại, nơi sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt và khách hàng ngày càng trở nên thông minh hơn, thiết lập một hệ thống quản trị marketing và sale là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển. Hệ thống này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các hoạt động marketing và bán hàng, hai yếu tố cốt lõi quyết định thành công của doanh nghiệp.

► Lợi ích kinh doanh

1. Tối ưu hóa quy trình làm việc

• Tự động hóa và chuẩn hóa quy trình làm việc, từ việc lên kế hoạch chiến dịch marketing cho đến khi khách hàng hoàn thành mua hàng.
• Giảm thiểu sự trùng lặp công việc, đảm bảo rằng mỗi bộ phận đều nắm rõ nhiệm vụ của mình, nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.

2. Tăng cường khả năng quản lý dữ liệu và thông tin khách hàng

• Thông tin về khách hàng tiềm năng, hành vi mua sắm và phản hồi từ họ sẽ được tích hợp và theo dõi một cách chính xác.
• Thuận lợi xây dựng các chiến dịch marketing cá nhân hóa hơn, đưa ra các chiến lược bán hàng phù hợp với từng nhóm khách hàng cụ thể.

3. Tối ưu hóa sự phối hợp giữa marketing và sale

• Tăng tính kết nối giữa hai bộ phận marketing và sale, tránh thất lạc thông tin, tăng hiệu quả trong quá trình chuyển đổi khách hàng.
• Đồng bộ hóa thông tin giữa các bộ phận đảm bảo đội ngũ bán hàng có đầy đủ thông tin để tiếp cận khách hàng tiềm năng mà marketing đã thu hút.
• Tăng tỷ lệ chuyển đổi và dòng chảy thông tin giữa marketing và sale diễn ra mượt mà hơn.

4. Phân tích và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động

Phân tích dữ liệu và đánh giá hiệu quả từng kênh marketing, số lượng khách hàng tiềm năng, tỷ lệ chuyển đổi và hiệu quả bán hàng, xác định các điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình hoạt động.

Ví dụ, nếu một chiến dịch marketing không đạt hiệu quả như mong đợi, hệ thống có thể giúp xác định nguyên nhân cụ thể, chẳng hạn như nội dung chưa phù hợp, thời điểm triển khai không đúng, hoặc nhóm khách hàng mục tiêu không rõ ràng. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược một cách nhanh chóng và chính xác.

5. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

• Tất cả các tương tác với khách hàng đều được theo dõi và quản lý hiệu quả, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và xây dựng lòng tin với khách hàng.
• Tạo ra các chiến lược marketing cá nhân hóa, gửi thông điệp phù hợp vào đúng thời điểm, tăng cường mối quan hệ với khách hàng và cải thiện khả năng giữ chân khách hàng.

6. Tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng trong kinh doanh

Có cái nhìn tổng thể về mọi hoạt động, từ đó đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác dựa trên dữ liệu thực tế.

Ví dụ, nếu có sự thay đổi về hành vi tiêu dùng của khách hàng, mọi cá nhân sẽ cung cấp dữ liệu kịp thời để doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược marketing và bán hàng sao cho phù hợp. Điều này giúp doanh nghiệp giữ vững vị thế trên thị trường và tránh được những rủi ro không mong muốn.

7. Hỗ trợ việc chuyển đổi số và tăng cường áp dụng công nghệ

• Tự động hóa các quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp tích hợp công nghệ vào các hoạt động hàng ngày.
• Từ việc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu, CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) đến việc áp dụng các nền tảng marketing automation, doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu suất và tối ưu hóa chi phí một cách đáng kể.

Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản trị MarSale

Thiết lập một hệ thống quản trị marketing và sale không chỉ đơn giản là lắp đặt một phần mềm hay công cụ. Đây là quá trình tích hợp hệ thống quản lý toàn diện, bao gồm phân tích quy trình, phân công trách nhiệm, xác định mục tiêu cụ thể và đánh giá hiệu quả. Một hệ thống quản trị marsale tốt sẽ tối ưu hóa cả hai mảng marketing và bán hàng, đồng thời đảm bảo các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ và hiệu quả.

Mọi tư vấn hướng dẫn của OmX sẽ được căn cứ theo tiêu chuẩn quốc tế như: ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 45001, ISO 14001...

► Hướng dẫn xây dựng quy trình và vẽ luồng công việc

1. Xây dựng quy trình quản trị marketing và sale

• Tiếp nhận thông tin khách hàng: Bộ phận marketing thu thập dữ liệu khách hàng thông qua các kênh tiếp thị như quảng cáo, mạng xã hội, email và các chiến dịch truyền thông khác.
• Phân loại khách hàng: dựa trên mức độ quan tâm và tiềm năng mua hàng. Các thông tin như hành vi tiêu dùng, tương tác và phản hồi từ khách hàng sẽ được lưu trữ và phân tích.
• Phân công nhiệm vụ: Sau khi phân loại khách hàng, bộ phận marketing sẽ chuyển thông tin cho đội ngũ bán hàng để tiếp tục quá trình tư vấn và chăm sóc. Hệ thống quản trị cho phép phân chia trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên sale, đảm bảo không có khách hàng nào bị bỏ lỡ.
• Hệ thống giúp theo dõi toàn bộ quá trình từ khi khách hàng tiếp cận thông tin sản phẩm đến khi họ hoàn tất giao dịch. Điều này giúp đánh giá chính xác hiệu quả từng bước trong quy trình bán hàng và đưa ra các giải pháp điều chỉnh kịp thời.

2.Vẽ sơ đồ luồng công việc (Workflow)

Sau khi quy trình được xây dựng, cần tạo ra sơ đồ luồng công việc (workflow) để trực quan hóa các bước công việc và sự tương tác giữa các bộ phận. Một sơ đồ workflow chuẩn sẽ giúp mọi người trong doanh nghiệp hiểu rõ trách nhiệm của mình và biết rõ vị trí của họ trong toàn bộ hệ thống.

Ví dụ về một sơ đồ workflow:

► Xác định kết quả đầu vào và đầu ra

+ Đầu vào

- Dữ liệu khách hàng tiềm năng: thu thập từ các kênh tiếp thị như email, quảng cáo, sự kiện, mạng xã hội hoặc thậm chí từ các cuộc gọi lạnh.

- Ngân sách marketing: phân bổ phù hợp cho các kênh và chiến dịch tiếp thị.

- Chiến lược nội dung: từ các bài viết blog, video hướng dẫn, đến các tài liệu bán hàng.

+ Đầu ra

- Số lượng khách hàng tiềm năng được chuyển đổi: đánh giá hiệu quả của quy trình marketing và sale. Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng sang khách hàng thực sự là chỉ số quyết định.

- Doanh thu tạo ra từ các hoạt động bán hàng.

- Chất lượng chăm sóc khách hàng: Mức độ hài lòng của khách hàng sau khi trải qua quy trình tiếp thị và mua hàng, đo lường qua phản hồi khách hàng và đánh giá sau giao dịch.

► Ảnh hưởng và lợi ích tới từng phòng ban trong công ty

1. Bộ phận Marketing

• Tiêu chuẩn lại các bước trong quy trình marketing, từ việc lên kế hoạch, phân bổ ngân sách đến triển khai chiến dịch và theo dõi kết quả.
• Giúp theo dõi các chỉ số như số lượng khách hàng tiềm năng, tỷ lệ mở email, tỷ lệ tương tác và ROI (Return on Investment) cho từng kênh tiếp thị

2. Bộ phận Bán hàng (Sale)

• Xây dựng quy trình tiếp cận khách hàng rõ ràng, từ khi nhận thông tin khách hàng tiềm năng từ marketing cho đến khi chốt giao dịch.
• Tăng tỷ lệ chuyển đổi, nâng cao khả năng chốt đơn.

3. Bộ phận dịch vụ khách hàng

• Cung cấp các giải pháp kịp thời và chính xác, giúp gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
• Tiếp cận thông tin nhanh chóng, giải quyết các vấn đề của khách hàng nhanh gọn, hiệu quả hơn.
• Bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật, chăm sóc định kỳ  được tổ chức và theo dõi khoa học, giúp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.

4. Bộ phận Quản lý và Lãnh đạo

• Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, đánh giá hiệu suất của các bộ phận và từng nhân viên, đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời.
• Đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động của các bộ phận, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, cắt giảm những chi phí không cần thiết và tăng cường đầu tư vào những chiến dịch mang lại hiệu quả cao.
• Dự báo các xu hướng tiêu dùng, hành vi khách hàng và từ đó xây dựng chiến lược phát triển dài hạn cho doanh nghiệp.

5. Bộ phận Tài chính

• Đánh giá hiệu quả chi tiêu, từ đó tối ưu hóa ngân sách dành cho marketing và sale, tránh lãng phí.
• Dự báo về doanh thu và chi phí tương lai chính xác hơn, hỗ trợ cho quá trình lập kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.

6. Bộ phận Nhân sự

• Đưa ra các chính sách thưởng phạt công bằng, giúp tạo động lực cho nhân viên phấn đấu và cống hiến.
• Tổ chức các chương trình đào tạo phù hợp, giúp nâng cao hiệu quả công việc.

Tiêu chuẩn áp dụng khi xây dựng hệ thống quản trị MarSale

Đào tạo hướng dẫn xây dựng và áp dụng

Để xây dựng và áp dụng một hệ thống quản trị marketing và sale (marsale) hiệu quả, doanh nghiệp cần phải trang bị cho đội ngũ nhân viên những kiến thức và kỹ năng cần thiết về các tiêu chuẩn quản lý và công cụ tăng cường năng suất. Đào tạo không chỉ giúp nhân viên nắm vững các quy trình quản lý, mà còn giúp họ ứng dụng thành thạo những công cụ và phương pháp cải tiến hiệu suất trong công việc hàng ngày.

► Đào tạo về tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn đào tạo: ISO 9001, ISO 45001, ISO/IEC 27001

+ ISO 9001: Hệ thống Quản lý Chất lượng

- Nội dung đào tạo:

• Hiểu rõ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.
• Nắm vững cách thức xây dựng, triển khai và duy trì hệ thống quản quản trị MarSale theo tiêu chuẩn ISO 9001.
• Đào tạo cách lập kế hoạch, kiểm soát quy trình và cải tiến liên tục để nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

- Lợi ích từ đào tạo:

• Đảm bảo tính nhất quán trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
• Tăng cường khả năng cạnh tranh nhờ chất lượng ổn định và sự hài lòng của khách hàng.
• Tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện hiệu quả hoạt động.

+ ISO/IEC 27001: Hệ thống quản lý an toàn thông tin

- Nội dung đào tạo:

• Hiểu các nguyên tắc cơ bản về quản lý an ninh thông tin theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001.
• Hướng dẫn triển khai các biện pháp bảo mật dữ liệu và kiểm soát quyền truy cập theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001
• Tích hợp các biện pháp bảo mật thông tin vào hệ thống quản trị MarSale

+ Lợi ích từ đào tạo:

• Nâng cao khả năng bảo vệ thông tin nội bộ và dữ liệu khách hàng khỏi các mối đe dọa bảo mật.
• Giảm nguy cơ rò rỉ dữ liệu và thiệt hại từ các cuộc tấn công mạng.
• Đáp ứng các yêu cầu về bảo mật thông tin trong môi trường kinh doanh số hóa.

+ ISO 45001: Hệ thống quản lý an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp

- Nội dung đào tạo:

• Hiểu biết về các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001 và các yếu tố quan trọng trong quản lý an toàn sức khỏe.
• Đào tạo cách nhận diện, đánh giá và kiểm soát rủi ro liên quan đến an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc.
• Hướng dẫn xây dựng quy trình và luồng công việc trong hệ thống quản trị MarSale theo tiêu chuẩn ISO 45001.

- Lợi ích từ đào tạo:

• Cải thiện môi trường làm việc an toàn, giảm thiểu tai nạn lao động.
• Tăng cường nhận thức về an toàn và sức khỏe cho nhân viên.
• Nâng cao uy tín và sự tuân thủ các quy định pháp luật về an toàn lao động.

► Đào tạo công cụ gia tăng năng suất chất lượng

Chương trình đào tạo: 5S, Quản lý cấp trung, LEAN, SIX SIGMA, KPI, KAIZEN, 5S, TPM, MFCA.

- Đào tạo cách tổ chức nơi làm việc, cải thiện không gian làm việc và tối ưu hóa công cụ làm việc.

- Đào tạo về quản lý cấp trung tập trung vào việc phát triển kỹ năng lãnh đạo và quản lý cho các nhà quản lý ở cấp độ trung gian, từ đó giúp họ nâng cao khả năng điều phối công việc và hỗ trợ các bộ phận marketing và sale.

- Hướng dẫn xây dựng các quy trình làm việc tinh gọn và tối ưu hóa nguồn lực.

- Đào tạo cách sử dụng các công cụ thống kê và phân tích dữ liệu để cải tiến quy trình.

- Hướng dẫn nhận diện và loại bỏ sai sót trong các hoạt động marketing và sale.

- Phát triển quy trình kiểm soát chất lượng cao với tỷ lệ sai sót thấp nhất.

- Xây dựng hệ thống đo lường hiệu suất chính xác và hiệu quả, từ đó theo dõi và đánh giá thành tích của các bộ phận marketing và sale.

► Đánh giá tính sẵn sàng chuyển đổi số - phần mềm DigiX

OmX cung cấp phần mềm DigiX để đánh giá tính sẵn sàng của doanh nghiệp trước khi chuyển đổi số. 64 câu hỏi dựa trên 4 trụ cột của DigiX giúp đo lường các yếu tố liên quan, từ đó xác định những điểm cần cải tiến để doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các giải pháp công nghệ. Chuyển đổi số sẽ được xây dựng kế hoạch và lộ trình dựa theo tiêu chuẩn ISO 9001.

• Quản lý năng suất
• Quản lý doanh nghiệp
• Nền tảng chuyển đổi số
• Công nghệ

► Giải pháp phần mềm quản lý hành chính nhân sự

• XWEB - Tự tạo website
• Quản trị Marketing
• CRM
• Hệ thống bán hàng POS
• Chăm sóc khách hàng
• Quản lý giao hàng
• Quản lý đơn hàng