Phương pháp Six Sigma là gì?
 
Six Sigma là một phương pháp tiếp cận nhằm cải thiện quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Phương pháp này có thể được áp dụng cho bất kỳ quy trình nào trong bất kỳ ngành nào để thiết lập hệ thống quản lý nhằm xác định lỗi và loại bỏ chúng. Nó cung cấp các phương pháp để cải thiện hiệu quả của cấu trúc doanh nghiệp và chất lượng quy trình, nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, Six Sigma tạo ra một môi trường cải tiến quy trình liên tục, cho phép các doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.

Thuật ngữ “Six Sigma” bắt nguồn từ đường cong hình chuông trong thống kê, trong đó sigma biểu thị độ lệch chuẩn từ tâm. Vậy nên, một quy trình có six sigma sẽ đạt được tỷ lệ mắc lỗi cực kỳ thấp, sự thất bại của một quy trình kinh doanh hoặc  một sản phẩm được coi là một lỗi. Khi một quy trình tạo ra ít hơn 3,4 trên 1 triệu khả năng gây lỗi, thì quy trình đó được coi là hiệu quả. 

Lịch sử của Six Sigma
Six Sigma được Bill Smith giới thiệu tại Motorola vào năm 1986 để cải thiện chất lượng sản xuất. Motorola đã đăng ký nó như một nhãn hiệu vào đầu những năm 1990. Năm 1995, các công ty như Honeywell và GE đã áp dụng phương pháp này, với CEO của GE là Jack Welch đã đưa nó vào trọng tâm chiến lược của mình. Đến cuối những năm 1990, khoảng 2/3 các công ty Fortune 500 đã bắt đầu áp dụng các sáng kiến Six Sigma, nó thường được tích hợp với các nguyên tắc sản xuất tinh gọn để giảm lãng phí và khiếm khuyết.

Lợi ích khi áp dụng chu trình Six Sigma 
Six Sigma mang lại lợi ích cho cả người lao động và người sử dụng lao động vì  phương pháp này giúp giảm thiểu lãng phí và khiếm khuyết, do đó làm tăng giá trị của doanh nghiệp đối với người tiêu dùng. Điều này có thể giúp nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng, doanh thu và chất lượng sản phẩm tăng cao.
Ngoài việc cải thiện hiệu suất của nhân viên và quy trình, doanh nghiệp còn được hưởng lợi từ:
- Giảm thiểu chất thải
- Tăng hiệu quả làm việc
- Tăng doanh thu
- Giảm thiểu lỗi và khiếm khuyết trong quy trình
- Tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng
- Tăng cường nhận diện thương hiệu

Nhân viên được hưởng lợi từ việc đào tạo và ứng dụng Six Sigma nhiều như các doanh nghiệp:
- Tăng thu nhập
- Tăng cơ hội việc làm
- Nâng cao sự an toàn trong công việc

Ví dụ thực tế về Six Sigma
Six Sigma được nhiều công ty, chính quyền địa phương và các tổ chức khác sử dụng. Ví dụ:
1. Microsoft (MSFT) là một trong những nhà sản xuất phần mềm lớn nhất thế giới. MSFT đã áp dụng Six Sigma để giúp loại bỏ các khiếm khuyết trong hệ thống và trung tâm dữ liệu của mình và giảm thiểu một cách có hệ thống các lỗi cơ sở hạ tầng CNTT .
Microsoft cho biết, nhờ áp dụng Six Sigma, tính khả dụng của máy chủ đã được cải thiện, năng suất tăng và sự hài lòng của khách hàng cũng tăng lên.

2.Quận Ventura, California, Chính quyền
Quận Ventura, California, ghi nhận việc sử dụng Lean Six Sigma đã tiết kiệm được 33 triệu đô la. Chính quyền quận Ventura bắt đầu sử dụng chương trình này vào năm 2008 và đã đào tạo hơn 5.000 nhân viên về phương pháp luận này. Quận cho biết khoản tiết kiệm này một phần là nhờ vào việc giới thiệu các hệ thống mới hiệu quả hơn và loại bỏ các bước không cần thiết nhưng tốn thời gian khỏi các quy trình trước đây của quận.

Đai Six Sigma là gì? Các cấp độ đai Six Sigma
Hệ thống đai của Six Sigma là lấy cảm hứng từ võ thuật, năm 1988 lần đầu tiên được chính thức hóa trong hợp đồng giữa Unisys và Mikel Harry. Nó biểu thị các cấp độ chuyên môn và đào tạo được chứng nhận về cải tiến quy trình.
- Đai trắng : Những cá nhân có đai trắng đã được hướng dẫn một số kiến ​​thức cơ bản về Six Sigma, nhưng chưa trải qua bất kỳ chứng nhận chính thức và chương trình đào tạo nào. Điều này cung cấp cho họ đủ kiến ​​thức để trở thành thành viên nhóm.
- Đai vàng : Có thể đạt được cấp độ này sau một số buổi đào tạo và trang bị cho người tham gia kiến ​​thức để lãnh đạo các dự án nhỏ và hỗ trợ các nhà quản lý có đai cao cấp hơn.
- Đai xanh : Để đạt được cấp độ này, cá nhân sẽ tham gia khóa học toàn diện hơn để chuẩn bị trở thành trưởng nhóm dự án.
- Đai đen : Sau khi đạt đến cấp đai xanh, người tham gia có thể chuyển sang cấp chứng chỉ đai đen, chuẩn bị cho họ các vai trò lãnh đạo trong các dự án lớn hơn và phức tạp hơn.

Những người có đai đen có thể trở thành bậc thầy và người lãnh đạo. Người có đai đen bậc thầy được coi là chuyên gia và nhà lãnh đạo mạnh mẽ với kỹ năng giải quyết vấn đề tuyệt vời. Nhà vô địch là nhà lãnh đạo tinh gọn Six Sigma được đào tạo để tối đa hóa lợi nhuận thông qua việc loại bỏ lãng phí và khiếm khuyết.

Tập trung vào khách hàng
Mục tiêu chính là tối đa hóa lợi ích cho khách hàng. Do đó, một doanh nghiệp phải hiểu được nhu cầu của khách hàng và các động lực thúc đẩy doanh số. Điều này đòi hỏi phải thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng theo nhu cầu của thị trường hoặc khách hàng.

Đánh giá chuỗi giá trị và tìm ra vấn đề
Phác thảo các bước của quy trình để tìm ra các khu vực không mong muốn và thu thập dữ liệu liên quan. Xác định mục tiêu thu thập dữ liệu, mục đích thu thập dữ liệu và thông tin chi tiết mong đợi. Xác minh rằng dữ liệu đang hỗ trợ đạt được mục tiêu, liệu có cần thu thập thêm thông tin hay không hoặc có cần làm sạch dữ liệu hay không. Tìm ra vấn đề và nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Loại bỏ các khiếm khuyết và giá trị ngoại lệ
Sau khi xác định được vấn đề, hãy thực hiện các điều chỉnh phù hợp trong quy trình để loại bỏ các khiếm khuyết. Loại bỏ bất kỳ hoạt động nào trong quy trình nhất định mà không đóng góp vào giá trị khách hàng. Nếu chuỗi giá trị không thể tiết lộ khu vực có vấn đề, nhiều công cụ khác nhau được sử dụng để tìm ra các khu vực có vấn đề và các giá trị ngoại lệ. Việc loại bỏ các giá trị ngoại lệ và khiếm khuyết sẽ loại bỏ các nút thắt trong một quy trình nhất định.

Thu hút các bên liên quan
Cần áp dụng một quy trình có cấu trúc, trong đó tất cả các bên liên quan hợp tác và đóng góp để tìm ra giải pháp cho các vấn đề phức tạp. Nhóm cần đạt được trình độ thành thạo về các phương pháp và nguyên tắc được áp dụng. Do đó, cần có kiến ​​thức chuyên môn và đào tạo để giảm rủi ro thất bại của dự án và đảm bảo hiệu suất tối ưu của các quy trình.

Hệ thống linh hoạt và phản hồi nhanh
Bất cứ khi nào một quy trình kém hiệu quả hoặc lỗi bị loại bỏ, cách tiếp cận và thực hành làm việc của nhân viên cần phải thay đổi. Một môi trường linh hoạt và phản ứng nhanh với những thay đổi trong quy trình có thể dẫn đến việc triển khai hiệu quả các dự án.
Các phòng ban liên quan phải có khả năng thích ứng dễ dàng với sự thay đổi. Các công ty kiểm tra dữ liệu định kỳ và thực hiện những thay đổi phù hợp cho quy trình của mình có thể đạt được lợi thế cạnh tranh. 

Quy trình DMAIC
DMAIC là một phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu được sử dụng để tối ưu hóa và cải thiện các thiết kế và quy trình kinh doanh hiện có. Đây là một phương pháp hiệu quả để quản lý thay đổi có kiểm soát. Năm giai đoạn của DMAIC được liệt kê dưới đây và mỗi giai đoạn bao gồm các công cụ và nhiệm vụ để giúp tìm ra giải pháp cuối cùng.
- Xác định vấn đề và mục tiêu của dự án
- Đo lường các khía cạnh khác nhau của quy trình hiện tại một cách chi tiết
- Phân tích dữ liệu để tìm ra lỗi chính trong một quy trình
- Cải thiện quy trình đã cho
- Kiểm soát cách thức thực hiện quy trình trong tương lai
 
Quy trình DMADV
DMADV tập trung vào việc phát triển quy trình, dịch vụ hoặc sản phẩm hoàn toàn mới. Nó được sử dụng khi các quy trình hiện có, ngay cả sau khi cải tiến, không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và cần phải phát triển các phương pháp mới. Nó bao gồm năm giai đoạn:
- Xác định mục đích của dự án, sản phẩm hoặc dịch vụ
- Đo lường các thành phần quan trọng của quy trình và khả năng của sản phẩm
- Phân tích dữ liệu và phát triển các phương án thiết kế, cuối cùng lựa chọn thiết kế tốt nhất
- Thiết kế phương án thay thế tốt nhất và thử nghiệm
- Xác minh hiệu quả của thiết kế thông qua một số mô phỏng và chương trình thí điểm

Để triển khai Six Sigma trong một tổ chức, bước đầu tiên là phải giải thích rõ ràng về các công cụ thống kê như Six Sigma và những lợi ích tiềm năng của nó để nhận được sự đồng thuận của các bên liên quan .
Ngoài ra, điều quan trọng là phải đặt ra kỳ vọng rằng việc hoàn toàn không có lỗi là không thực tế. Tuy nhiên, có một số biện pháp thực hành tốt nhất có thể giúp đảm bảo thực hiện được nhiều cải tiến nhất có thể.

Khi ban quản lý hiểu được tiềm năng của Six Sigma, tám bước sau đây có thể giúp triển khai dự án  Six Sigma và đảm bảo triển khai suôn sẻ.
- Bước 1 : Thúc đẩy các bên liên quan bằng cách nêu bật những tổn thất về chất lượng.
- Bước 2 : Triển khai quản lý dự án và có được các nguồn lực cần thiết.
- Bước 3 : Đào tạo các thành viên trong nhóm về phương pháp quản lý Six Sigma.
- Bước 4 : Tạo biểu đồ xác định các ưu tiên và kiểm soát chất lượng.
- Bước 5 : Phân công quyền sở hữu cho tất cả các thành viên trong nhóm tham gia.
- Bước 6 : Đảm bảo đo lường các số liệu và chỉ số phù hợp.
- Bước 7 : Thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ để hiểu rõ lỗi.
- Bước 8 : Quản lý chương trình để đảm bảo thực hiện đúng và cải tiến liên tục.

Six Sigma đã trở thành phương pháp cải tiến chất lượng được sử dụng rộng rãi trong cả khu vực tư nhân và công cộng. Bất kỳ ai muốn học phương pháp này đều có thể tham gia các khóa học dẫn đến nhiều cấp chứng chỉ khác nhau.