5S là gì?

5S là hệ thống sắp xếp không gian, để công việc được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn. Hệ thống giúp tạo không gian làm việc ngăn nắp, sạch sẽ và có tổ chức hơn nhằm xây dựng một môi trường làm việc chất lượng, cả về mặt vật chất và tinh thần.

Tại sao lại là 5S?

5S bắt nguồn từ năm thuật ngữ tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ "S", mỗi chữ S đại diện cho một phần của quy trình năm bước cải thiện chức năng tổng thể của một doanh nghiệp. Tương ứng với đó là các thuật ngữ quốc tế : 

• Seiri / Sort: Phân loại những thứ cần thiết khỏi những thứ không cần thiết.

• Seiton / Sắp xếp: Sắp xếp các vật dụng cần thiết vào đúng vị trí của nó.

• Seiso / Shine: Vệ sinh khu vực làm việc.

• Seiketsu / Chuẩn hóa: Thiết lập hệ thống để duy trì và biến 5S thành thói quen.

• Shitsuke / Sustain: Thiết lập môi trường làm việc vệ sinh và an toàn.

Các bước của 5S

Mỗi bước trong quy trình tác động lên nhau để tạo nên chiến lược 5S , do đó trình tự là rất quan trọng. Việc dọn dẹp các vật liệu không cần thiết ở bước 1 (Sort) sẽ cung cấp không gian cần thiết để sắp xếp các vật dụng quan trọng ở bước 2 (Set in order). 

Khi không gian làm việc đã được dọn dẹp và sắp xếp, bụi bẩn và cặn bẩn có thể được loại bỏ ở bước 3 (Shine). Những thay đổi này đối với môi trường làm việc của nhân viên cần được phản ánh trong các quy trình được cập nhật thông qua bước 4 (Standardize). 

Cuối cùng, các quy trình mới đó sẽ không có nhiều ý nghĩa trừ khi trách nhiệm được giao và tiến độ được theo dõi - như yêu cầu đối với bước 5 là duy trì (Sustain). Với trách nhiệm và việc theo dõi, nhân viên sẽ tiếp tục áp dụng các bước, quay lại bước 1.

Nguồn gốc của 5S

5S Lean được Hiroyuki Hirano phát triển tại Nhật Bản sau chiến tranh, những nguyên tắc này được Toyota tiên phong áp dụng. Bằng cách tích hợp các nguyên tắc 5S vào khuôn khổ sản xuất vốn đã nổi tiếng của mình được gọi là Hệ thống sản xuất Toyota hay TPS , Toyota đã trở nên nổi tiếng trên trường quốc tế với tư cách là nhà sản xuất xe cơ giới chất lượng cao.

Phần lớn là nhờ thành công của Toyota, các công ty từ nhiều ngành công nghiệp khác nhau đã bắt đầu tích hợp các nguyên tắc 5S vào quy trình của riêng họ. HP, Boeing, Harley-Davidson, Nike, Caterpillar và Ford chỉ là một số ví dụ trong số những công ty đã thành công với sự trợ giúp của 5S Lean .

Hệ thống 5S  được áp dụng trong bất kỳ khu vực làm việc nào phù hợp với kiểm soát trực quan và sản xuất tinh gọn . Tình trạng 5S của một khu vực làm việc rất quan trọng đối với nhân viên và là cơ sở cho ấn tượng đầu tiên của khách hàng.

Mặc dù 5S ban đầu được phát triển trong bối cảnh ngành công nghiệp ô tô nhưng hiện nay nó được coi rộng rãi là một bước thiết yếu cho bất kỳ chương trình sản xuất tinh gọn nào, bất kể ngành nào.

Việc đưa 5S vào các nhiệm vụ hàng ngày trong công ty có ý nghĩa nhiều hơn là cải thiện tổ chức, duy trì thói quen vệ sinh và luồng hoạt động hiệu quả. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn 5S được coi là nền tảng của Bảo trì năng suất toàn diện (TPM) và là một phần không thể thiếu của Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) . 5S cũng tạo ra một nền tảng ổn định để triển khai các hoạt động Kaizen .

Tóm lại - 5S là một công cụ sản xuất tinh gọn có đầu tư thấp, tác động cao đối với con người. Nó thu hút  việc "sở hữu" không gian làm việc của nhân viên và giúp thấm nhuần văn hóa chất lượng, năng suất và cải tiến.

Mặc dù một số công ty thành công áp dụng 5S trong sản xuất , 5S Lean đủ linh hoạt để mang lại lợi ích cho hầu hết mọi loại hoạt động, bất kể quy mô và ngành nghề. Sau đây là một số lợi ích kinh doanh chung của việc triển khai phương pháp 5S Lean:

Giảm thiểu chất thải

Như tên gọi của nó, 5S Lean hướng đến mục tiêu sự lãng phí  khỏi các hoạt động kinh doanh để các quy trình và thành phần liên quan còn lại có thể hoạt động ở công suất tối đa. Cụ thể hơn, nó hướng đến mục tiêu loại bỏ các loại lãng phí : sản xuất quá mức , tồn kho quá mức, lãng phí thời gian và nguồn lực, vận chuyển và xử lý không phù hợp,  sản phẩm lỗi.

Năng suất được cải thiện

Thông qua việc giảm thiểu chất thải thành công, năng suất được cải thiện một cách tự nhiên. Chỉ mua các thiết bị, vật liệu và công cụ cần thiết đảm bảo rằng công nhân dành ít thời gian hơn để phân loại và nhiều thời gian hơn để sản xuất. Tối ưu hóa các quy trình cũ để đạt hiệu quả có nghĩa là bạn hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

Nơi làm việc an toàn hơn

Một tác dụng khác của nơi làm việc tinh gọn là cải thiện tính an toàn. Có một không gian làm việc ngăn nắp và gọn gàng sẽ làm giảm nguy cơ tai nạn như trượt ngã, đổ vỡ hoặc rơi đồ vật, và tiếp xúc với vật liệu nguy hiểm.

Bằng cách ghi chép lại tình hình trước và sau khi áp dụng 5S, nhiều cơ sở đã có thể cho thấy những cải thiện thực tế, được đo lường. Những cơ sở này không chỉ là nhà kho, các cơ sở y tế áp dụng 5S cũng được hưởng lợi rất nhiều từ việc triển khai hệ thống. 

Ví dụ, một bệnh viện đã sử dụng quy trình 5S để giảm thời gian thiết lập trong phòng phẫu thuật xuống 37% và giảm số lượng công cụ cần thiết cho một số thủ thuật xuống 70%. Về mặt tài chính, bệnh viện đã tiết kiệm được khoảng 2,8 triệu đô la mỗi năm.

Có nhiều lợi ích khi triển khai Phương pháp 5S vào khu vực làm việc trên dây chuyền sản xuất hoặc trong văn phòng kinh doanh. Để không chỉ tồn tại mà còn phát triển trong kinh doanh ngày nay, chi phí phải được kiểm soát và lãng phí phải được tránh hoặc loại bỏ. Các bước 5S, khi được triển khai đúng cách, có thể xác định và giảm nhiều hình thức lãng phí trong bất kỳ quy trình hoặc trạm làm việc nào. Một khu vực làm việc được sắp xếp hợp lý sẽ giảm chuyển động quá mức và thời gian lãng phí để tìm đúng công cụ.

Khi mọi thứ đều có vị trí, sẽ dễ dàng phát hiện ra thứ gì đó bị thiếu hoặc đặt sai chỗ. Một khu vực làm việc sạch sẽ giúp thu hút sự chú ý đến các vấn đề có thể xảy ra hoặc các mối nguy hiểm về an toàn. Một sàn nhà sạch sẽ giúp phát hiện ra bất kỳ rò rỉ hoặc tràn nào có thể chỉ ra việc bảo trì máy móc và ngăn ngừa trượt ngã. Hơn nữa, khuyến khích mọi người theo dõi và giải quyết các vấn đề có thể dẫn đến sự thay đổi tích cực đối với văn hóa của một tổ chức. 

Do đó, các Nguyên tắc 5S được triển khai như một phần của sáng kiến ​​tinh gọn  hơn hoặc như một công cụ độc lập có thể giảm lãng phí, cải thiện chất lượng, thúc đẩy an toàn và thúc đẩy cải tiến liên tục.

Sort

Bước đầu tiên trong 5S là phân loại. Trong quá trình phân loại, nhóm phải xem xét tất cả các mục trong khu vực làm việc bao gồm bất kỳ công cụ, vật tư, bộ phận lưu trữ số lượng lớn, v.v

Những mục thiết yếu cho các hoạt động hàng ngày, thì nó phải được gắn thẻ và lập danh mục. Nếu mục đó không thiết yếu, hãy xác định tần suất sử dụng nó trong quá trình thực hiện công việc ở khu vực đó. Nếu đó là mục số lượng lớn, hãy quyết định số lượng phù hợp để giữ trong khu vực và chuyển số lượng còn lại vào kho. Hàng tồn kho dư thừa là một dạng lãng phí và phải được loại bỏ trong các hoạt động 5S.

Set in order

Chỉ định một nơi cho tất cả các mục còn lại trong khu vực làm việc. Đặt tất cả các mục vào vị trí được chỉ định của chúng.

Trong bước này hãy tìm cách giảm hoặc loại bỏ chất thải. Một dạng chất thải trong quy trình là chuyển động hoặc di chuyển không cần thiết của người vận hành. Do đó, các công cụ và vật tư thường dùng nên được lưu trữ trong khu vực làm việc ngay gần người vận hành. 

Những mục không được sử dụng thường xuyên nên được lưu trữ dựa trên tần suất sử dụng của chúng. Tất cả các thùng chứa phụ tùng phải được dán nhãn đúng cách. Nhãn phải bao gồm số hiệu phụ tùng, mô tả phụ tùng, vị trí lưu trữ và số lượng tối thiểu / tối đa được khuyến nghị. Khu vực làm việc được làm thẳng đúng cách cho nhân viên nhanh chóng xem xét và xác minh rằng họ có mọi thứ họ cần để thực hiện thành công nhiệm vụ trong tầm tay.

Shine

Bước tiếp theo là vệ sinh mọi thứ trong khu vực và loại bỏ rác. Để đạt hiệu quả, chúng ta phải giữ cho khu vực và mọi thiết bị liên quan sạch sẽ. Thiết bị xử lý bẩn thực sự có thể làm tăng khả năng biến động của quy trình và dẫn đến hỏng hóc thiết bị. Thời gian bị mất do hỏng hóc thiết bị được coi là lãng phí và thời gian không tạo ra giá trị gia tăng. Khu vực bẩn cũng có thể góp phần gây ra các vấn đề về an toàn có khả năng khiến công nhân bị thương. 

Nhân viên nên vệ sinh khu vực của mình vào cuối mỗi ca làm việc. Bằng cách này, họ có thể nhận thấy bất kỳ điều gì bất thường như rò rỉ dầu hoặc chất bôi trơn, cáp nâng bị mòn, bóng đèn bị cháy, cảm biến bẩn, v.v. Mục đích là để giảm lãng phí và cải thiện sự an toàn và hiệu quả của nhân viên.  

Standardize

Bước thứ tư được coi là bước quan trọng nhất trong Quy trình 5S. Ở bước này, chúng ta phải xây dựng các tiêu chuẩn cho hệ thống 5S. Chúng sẽ là các tiêu chuẩn mà các bước 5S trước đó được đo lường và duy trì. Ở bước này, hướng dẫn công việc, danh sách kiểm tra, công việc tiêu chuẩn và các tài liệu khác sẽ được xây dựng. 

Nếu không có hướng dẫn công việc hoặc công việc tiêu chuẩn, nhân viên  có xu hướng dần dần làm mọi việc theo cách riêng của họ thay vì làm theo những gì nhóm đã xác định.

Sustain

Bước này trong Quy trình 5S đôi khi có thể trở thành bước khó khăn nhất trong cả năm bước. Duy trì là sự tiếp nối của các bước Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ và Chuẩn hóa. Đây là bước quan trọng nhất vì nó giải quyết nhu cầu thực hiện 5S một cách nhất quán và có hệ thống. 

Trong bước này, một hệ thống kiểm toán tiêu chuẩn thường được xây dựng và triển khai. Đưa quy trình 5S vào văn hóa công ty chính là mục tiêu của bước Duy trì. Công ty phải nỗ lực biến 5S thành một lối sống để có thể duy trì những lợi ích thu được thông qua việc thực hiện. 5S không phải là một bài tập thực hiện một lần. Việc thực hiện Quy trình 5S phải trở thành thói quen.