Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục” với “Kai” có nghĩa là “thay đổi” và “zen” có nghĩa là “tốt hơn”.

Kaizen là triết lý kinh doanh của Nhật Bản tập trung vào việc cải thiện năng suất dần dần và tạo ra môi trường làm việc hiệu quả hơn, tác động lên ban quản lý cấp cao và nhân viên để bắt đầu những thay đổi trong công việc hàng ngày. Phương pháp Kaizen nhấn mạnh rằng những thay đổi của hiện tại có thể mang lại tác động lớn trong tương lai.

“KAIZEN có nghĩa là cải tiến. Hơn nữa, nó có nghĩa là cải tiến liên tục trong cuộc sống cá nhân, cuộc sống gia đình và xã hội. Khi áp dụng vào nơi làm việc, KAIZEN có nghĩa là cải tiến liên tục tác động đến tất cả mọi người – từ quản lý đến công nhân.”

Masaaki Imai, Nhà sáng lập Viện Kaizen.

Lịch sử của Kaizen

Kaizen bắt đầu sau Thế chiến II khi Toyota lần đầu tiên triển khai vòng tròn chất lượng trong quy trình sản xuất của mình. Các chuyên gia quản lý chất lượng và kinh doanh người Mỹ đã đến thăm vào thời điểm đó đã ảnh hưởng một phần đến việc triển khai này.

Vòng tròn chất lượng là một nhóm công nhân thực hiện cùng một công việc hoặc công việc tương tự, những người thường xuyên họp mặt để xác định, phân tích và giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc. Khái niệm mang tính cách mạng này đã trở nên rất phổ biến ở Nhật Bản vào những năm 1950. Hiện nay, nó vẫn tiếp tục tồn tại dưới hình thức các nhóm Kaizen cũng như các chương trình tham gia của công nhân tương tự. Thuật ngữ Kaizen thực sự trở nên nổi tiếng trên toàn thế giới thông qua các tác phẩm của Masaaki Imai .

Masaaki Imai (sinh năm 1930) là một nhà lý thuyết tổ chức và cố vấn quản lý người Nhật. Công trình của ông về quản lý chất lượng, cụ thể là về Kaizen rất nổi tiếng. Năm 1985, ông thành lập Kaizen Institute Consulting Group (KICG) để giúp các công ty phương Tây giới thiệu các khái niệm, hệ thống và công cụ của Kaizen. Hiện tại, nhóm Kaizen Institute đã áp dụng phương pháp tinh gọn và các khóa đào tạo kaizen cho hầu như tất cả các lĩnh vực kinh doanh trên toàn cầu.

“Kaizen là sự cải tiến hằng ngày—mỗi ngày là một thử thách để tìm ra cách làm tốt hơn. Nó cần sự tự kỷ luật và cam kết to lớn.”
– Masaaki Imai, Nhà sáng lập Viện Kaizen

10 nguyên tắc của Kaizen

Bởi vì việc thực hiện Kaizen đòi hỏi phải tạo ra tư duy đúng đắn trong toàn công ty, 10 nguyên tắc đề cập đến tư duy Kaizen thường được coi là cốt lõi của triết lý:

1. Lợi ích của khách hàng là phương châm hàng đầu;
2. Các dịch vụ, sản phẩm hoặc thậm chí thiết bị cần được cải thiện thường xuyên;
3. Không nên đổ lỗi cho doanh nghiệp về bất kỳ vấn đề nào;
4. Các doanh nghiệp cần thúc đẩy văn hóa cởi mở;
5. Khuyến khích nhân viên làm việc theo nhóm;
6. Hỗ trợ các phòng ban kết nối với nhau;
7. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các cá nhân;
8. Nhân viên rèn luyện ý thức kỷ luật cũng như tính tự giác;
9. Những thông tin cần thiết trong doanh nghiệp phải được truyền đạt đến người lao động;
10. Kaizen thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả và năng suất.

Thông qua phương pháp Kaizen, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Kaizen giúp doanh nghiệp tích lũy kinh nghiệm, cải thiện từng chi tiết nhỏ để hướng tới mục tiêu dài hạn và kết quả tuyệt vời.Kaizen khuyến khích doanh nghiệp xem xét kỹ lưỡng các quy trình, với ít lỗi hơn, nhu cầu giám sát và kiểm tra sẽ được giảm thiểu sai sót và tránh lãng phí. Ngoài ra, phương pháp này còn giúp doanh nghiệp loại bỏ hàng tồn kho, sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng, thời gian chờ vận chuyển hay tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.

• Kaizen giúp đội ngũ nhân sự tạo ra động lực làm việc, từ đó đưa ra những gợi ý cải tiến hiệu quả.
• Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên cũng như gắn kết mọi người trong công ty.

Kaizen phải được áp dụng mọi lúc để doanh nghiệp có thể thu thập được những phương pháp cải tiến hiệu quả nhất.

• Trong thời kỳ khủng hoảng, Kaizen chính là định hướng và chiến lược giúp doanh nghiệp tồn tại.

• Kaizen được áp dụng trong những tình huống doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc duy trì hoạt động kinh doanh cũng như hạn chế sự gián đoạn hoạt động.

• Trong quá trình hoạt động ổn định, doanh nghiệp cũng cần áp dụng phương pháp Kaizen để giải quyết các vấn đề về quản lý nguồn nhân lực và công việc. Qua đó, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian và công sức để tạo bệ phóng cho sự tăng trưởng mạnh mẽ.

Kaizen có thể được thực hiện theo chu trình 7 bước để tạo ra một môi trường dựa trên cải tiến liên tục. Phương pháp của chu trình này bao gồm các bước sau:

• Bước 1 - Đánh giá tình hình và xác định mục tiêu tương lai của doanh nghiệp

Để có thể áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp, người lãnh đạo cần xem xét và phân tích tình hình nội bộ. Từ đó, người lãnh đạo tiến hành đặt ra mục tiêu khi áp dụng phương pháp Kaizen.

• Bước 2 - Tìm hiểu nguyên nhân của từng vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải

Sau khi phân tích tình hình hiện tại của doanh nghiệp, người lãnh đạo và toàn thể nhân viên sẽ tìm ra nguyên nhân thực sự của vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải.

• Bước 3 - Đưa ra một cách khả thi để giải quyết vấn đề

Sau khi xác định được nguyên nhân của các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, toàn thể nhân viên sẽ ngồi lại để đề xuất những phương hướng và giải pháp tốt nhất và khả thi nhất.

• Bước 4 - Áp dụng chu trình Kaizen vào doanh nghiệp

Sau khi giải pháp đã được lựa chọn, doanh nghiệp cần chạy thử nghiệm trước khi chính thức áp dụng. Ngoài ra, người quản lý phải luôn theo dõi và kiểm soát trong suốt quá trình áp dụng.

• Bước 5 - Phân tích kết quả sau khi áp dụng phương pháp Kaizen

Phương pháp Kaizen cần trải qua nhiều lần thử nghiệm để đo lường hiệu quả. Do đó, doanh nghiệp cần ghi lại số liệu cụ thể sau mỗi lần thử nghiệm để đưa ra nhận xét chính xác. Sau đó, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ thành công của phương pháp so với tình hình ban đầu.

• Bước 6 - Chuẩn hóa và tối ưu hóa phương pháp Kaizen

Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp sẽ nhận ra những điểm yếu hoặc phát triển những ý tưởng cải tiến tốt hơn. Doanh nghiệp có thể áp dụng hoặc sửa chữa những lỗi mà phương pháp gây ra để đạt được hiệu suất tốt hơn.

• Bước 7 - Tiếp tục triển khai chu trình Kaizen vào doanh nghiệp

Sau khi đạt được kết quả tốt trong những lần thử nghiệm đầu tiên, các doanh nghiệp nên đưa phương pháp này vào trong tổ chức để tiếp tục cải tiến quy trình hiệu quả hơn.

Toyota được cho là nổi tiếng nhất vì sử dụng Kaizen, nhưng các công ty khác cũng đã sử dụng thành công phương pháp này. Sau đây là ba ví dụ:

• Lockheed Martin. Công ty hàng không vũ trụ này đã sử dụng phương pháp này để giảm chi phí sản xuất, hàng tồn kho và thời gian giao hàng thành công.

• Ford Motor Company. Khi tín đồ tinh gọn Alan Mulally trở thành CEO của Ford vào năm 2006, hãng sản xuất ô tô này đang trên bờ vực phá sản. Mulally đã sử dụng Kaizen để thực hiện một trong những cuộc đảo ngược tình thế nổi tiếng nhất trong lịch sử doanh nghiệp.

• Pixar Animation Studios. Pixar đã áp dụng mô hình cải tiến liên tục để giảm thiểu rủi ro thất bại của những bộ phim tốn kém bằng cách sử dụng các biện pháp kiểm soát chất lượng và quy trình lặp đi lặp lại.