Xây dựng được hệ thống quản lý dự án có thể đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách dự kiến ​​và đạt tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu, thông qua lập kế hoạch, tổ chức, phân bổ nguồn lực, kiểm soát các thay đổi, chia sẻ thông tin và giám sát các dự án.

Tại sao cần thiết lập quản lý dự án?

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và sự thay đổi liên tục của thị trường, việc quản lý dự án trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Các doanh nghiệp cần có một hệ thống quản trị dự án hiệu quả để đảm bảo rằng các dự án được thực hiện đúng tiến độ, chi phí và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Hệ thống quản trị dự án giúp tối ưu hoá quy trình làm việc, giảm thiểu rủi ro, đồng thời gia tăng khả năng dự báo và kiểm soát.

► Lợi ích kinh doanh

1. Tối ưu hóa nguồn lực công ty:

• Sử dụng tài nguyên hợp lý: Hệ thống quản lý dự án giúp doanh nghiệp theo dõi mức độ sử dụng các tài nguyên quan trọng như thời gian, tài chính và cơ sở hạ tầng, đảm bảo rằng chúng được sử dụng một cách hiệu quả nhất cho từng dự án.
• Quản lý rủi ro tốt hơn: Hệ thống giúp phát hiện sớm các vấn đề và rủi ro trong quá trình thực hiện dự án, từ đó có các biện pháp dự phòng và giảm thiểu thiệt hại về nguồn lực cho doanh nghiệp.
• Nâng cao khả năng phân bổ và điều chỉnh: Hệ thống cho phép doanh nghiệp điều chỉnh linh hoạt các tài nguyên và nguồn lực dựa trên nhu cầu thực tế, tránh việc quá tải hoặc dư thừa trong một số giai đoạn của dự án.

2. Quản lý nguồn nhân lực hiệu quả

• Phân công công việc rõ ràng, xác định vai trò và trách nhiệm cụ thể của từng nhân viên, tránh tình trạng chồng chéo công việc hoặc bỏ sót nhiệm vụ, nâng cao khả năng giải quyết của mỗi cá nhân và gia tăng hiệu quả làm việc.
• Tăng động lực cho nhân viên: Khi các mục tiêu và trách nhiệm được phân công rõ ràng, nhân viên sẽ cảm thấy được đóng góp và tham gia vào quá trình thành công của dự án, từ đó tạo động lực và tăng cường hiệu suất.
• Nâng cao kỹ năng quản lý và phối hợp: Nhân viên sẽ học hỏi và phát triển thêm kỹ năng về quản lý thời gian, giải quyết vấn đề, và làm việc nhóm thông qua quá trình tham gia các dự án.

3. Tiết kiệm chi phí

• Kiểm soát ngân sách hiệu quả: Một hệ thống quản trị dự án giúp theo dõi và kiểm soát chi phí ở mỗi giai đoạn, từ lập kế hoạch đến triển khai, giúp doanh nghiệp tránh lãng phí và chi phí phát sinh không cần thiết.
• Giảm thiểu sai sót: Việc có một quy trình rõ ràng giúp giảm nguy cơ sai sót trong các bước thực hiện, từ đó giảm thiểu các chi phí liên quan đến việc sửa chữa và khắc phục hậu quả.
• Tối ưu hóa sử dụng tài nguyên: Hệ thống quản lý dự án cho phép doanh nghiệp dự báo nhu cầu tài nguyên như nhân lực, vật tư và tài chính, tránh được tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí tài nguyên.

Đối tượng nào cần thiết lập hệ thống quản trị dự án?

Những doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống quản trị dự án bao gồm:

• Các công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, xây dựng và công nghệ.
• Doanh nghiệp có nhiều dự án lớn nhỏ đang triển khai đồng thời.
• Những tổ chức muốn cải thiện khả năng quản lý rủi ro và tối ưu hoá chi phí.
• Các doanh nghiệp đang chuyển đổi số và cần hệ thống hóa quy trình làm việc.

Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý dự án

OmX hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý dự dựa trên nền tảng tiêu chuẩn ISO 9001 

► Hướng dẫn quy trình và vẽ luồng công việc

- Một hệ thống quản lý dự án tốt bắt đầu từ việc thiết lập quy trình và luồng công việc chi tiết. Điều này bao gồm:

- Phân công trách nhiệm rõ ràng: Mỗi thành viên trong dự án sẽ được giao nhiệm vụ cụ thể dựa trên năng lực và vai trò của họ trong công ty, đảm bảo rằng công việc diễn ra suôn sẻ và trách nhiệm được xác định một cách minh bạch.

- Luồng công việc được tối ưu hóa: Mỗi giai đoạn trong dự án, từ lập kế hoạch đến thực thi và đánh giá, đều có các bước rõ ràng và được theo dõi liên tục, giúp giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả làm việc.

► Xác định kết quả đầu vào và đầu ra

- Kết quả đầu vào và đầu ra của từng giai đoạn trong dự án cần được xác định rõ ràng, bao gồm:

- Đầu vào: Các tài nguyên, thông tin, dữ liệu và yêu cầu cần thiết để bắt đầu một giai đoạn cụ thể.

- Đầu ra: Kết quả hoặc sản phẩm hoàn thiện của từng giai đoạn, phải đáp ứng được các tiêu chí chất lượng đã đề ra.

► Hiệu quả tới từng phòng, ban

Thiết lập hệ thống quản lý dự án không chỉ tác động tới đội ngũ quản lý dự án mà còn mang lại lợi ích cho các bộ phận, đặc biệt đề cao tính trách nhiệm và sự chủ động giải quyết công việc trong dự án:

• Bộ phận tài chính: Giúp quản lý ngân sách hiệu quả hơn, tránh vượt chi phí.
• Bộ phận sản xuất: Cải thiện quy trình sản xuất, giảm thời gian chờ đợi; giảm lãng phí, tăng năng suất và tối ưu hóa sử dụng thiết bị, máy móc.
• Bộ phận nhân sự: Điều phối, phân bổ nhân viên theo năng lực và nhu cầu của từng dự án, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân sự.
• Phòng mua hàng: Đảm bảo các nguyên vật liệu và dịch vụ được cung cấp đúng thời gian, theo dõi chi tiết tiến độ cung ứng và khả năng phối hợp giữa các nhà cung cấp.

Tiêu chuẩn áp dụng trong quản lý dự án

OmX tư vấn xây dựng hệ thống quản trị dự án căn cứ theo tiêu chuẩn quốc tế. Các tiêu chuẩn cung cấp nền tảng để doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng dự án, đồng thời tuân thủ các quy định pháp lý và thực hiện được cả trách nhiệm xã hội.

Đào tạo hướng dẫn xây dựng và áp dụng

Hệ thống quản trị sản xuất hiệu quả không thể thiếu sự tham gia của nhân viên đã được đào tạo về nhận thức và kiến thức, kỹ năng. OmX cung cấp các chương trình đào tạo chuyên sâu nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu quản lý dự án:

► Đào tạo về tiêu chuẩn:

- Tiêu chuẩn đào tạo: ISO 9001; ISO 14001; ISO 45001; ISO 31000

- Hiểu rõ các tiêu chuẩn quản lý quốc tế, biết cách áp dụng các tiêu chuẩn vào hoạt động doanh nghiệp một cách chính xác và hiệu quả.

- Biết cách xây dựng các quy trình giám sát, đo lường và cải tiến liên tục để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và đảm bảo môi trường, an toàn cho người lao động.

- Áp dụng các tiêu chuẩn ISO đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật cũng như các yêu cầu từ đối tác và khách hàng, tạo uy tín và gia tăng khả năng hợp tác trong các mối quan hệ kinh doanh.

- Gia tăng giá trị cạnh tranh trên thị trường do đã xây dựng được hệ thống quản lý dự án theo tiêu chuẩn quốc tế.

► Đào tạo công cụ gia tăng năng suất chất lượng: 

- Chương trình đào tạo: LEAN, SIX SIGMA, KPI, KAIZEN, 5S, TPM, MFCA...

- Tăng cường hiệu quả công việc và giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất.

- Chủ động rà soát lại các quy trình, phát hiện ra những khâu cần cải tiến và điều chỉnh nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

- Các công cụ này giúp tối ưu hóa quy trình, giảm lãng phí nguyên liệu, thời gian và nguồn lực, từ đó giảm chi phí vận hành tổng thể, tối đa hóa lợi nhuận.

- Tạo môi trường làm việc tích cực, gọn gàng, an toàn và khuyến khích sự tham gia tích cực của nhân viên vào quá trình cải tiến.

► Đào tạo sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý: Giúp nhân viên làm quen với các công cụ quản lý số như phần mềm quản lý dự án

Đào tạo không chỉ giúp tăng năng suất mà còn giảm thiểu lỗi và thời gian xử lý, từ đó tối ưu hóa toàn bộ quá trình sản xuất.

Ứng dụng số

► Đánh giá tính sẵn sàng chuyển đổi số - phần mềm DigiX

OmX cung cấp phần mềm DigiX để đánh giá tính sẵn sàng của doanh nghiệp trước khi chuyển đổi số. 64 câu hỏi dựa trên 4 trụ cột của DigiX giúp đo lường các yếu tố liên quan, từ đó xác định những điểm cần cải tiến để doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các giải pháp công nghệ. Chuyển đổi số sẽ được xây dựng kế hoạch và lộ trình dựa theo tiêu chuẩn ISO 9001.

• Quản lý năng suất
• Quản lý doanh nghiệp
• Nền tảng chuyển đổi số
• Công nghệ

► Phần mềm quản lý dự án 

Một nền tảng được thiết kế để hỗ trợ quản lý, theo dõi và điều phối các hoạt động trong quá trình thực hiện dự án, cung cấp các công cụ và tính năng giúp nhóm dự án hoặc tổ chức quản lý dự án một cách hiệu quả.

• Quản lý dự án theo thời gian thực
• Lập kế hoạch chi tiết và phân bổ nguồn lực
• Phối hợp liên phòng ban
• Hệ thống nhắc việc tự động
• Đánh giá hiệu quả tài chính