Lean là gì?

Lean là mô hình quản trị theo triết lý tinh gọn, bắt đầu xuất hiện từ lĩnh vực sản xuất và dần được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau. Mô hình này dựa trên ý tưởng tăng năng suất và giảm lãng phí trong sản xuất.

Nguồn gốc

Trở lại vào những năm 1980, các công ty sản xuất phương Tây nhận ra rằng họ đang nhanh chóng đánh mất thị phần vào tay các công ty sản xuất Nhật Bản. Vì vậy, một cuộc nghiên cứu sự khác biệt giữa Toyota – công ty sản xuất ô tô hàng đầu Nhật Bản, với các nhà sản xuất khác đến từ Mỹ và Châu Âu đã được mở ra. Kết quả cuộc nghiên cứu chỉ ra việc Toyota tập trung vào “loại bỏ tối đa các lãng phí và thời gian trong sản xuất” để tăng lợi nhuận, thay vì sản xuất hàng loạt ồ ạt. Từ đó thuật ngữ Lean Manufacturing (gọi tắt là Lean) hay Toyota Production System –  sản xuất tinh gọn đã ra đời.

Khác biệt giữa mô hình Lean và mô hình sản xuất truyền thống

5 nguyên tắc của Lean giúp cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp sản xuất

Lean giải quyết doanh nghiệp cắt giảm chi phí như thế nào? Tại sao giữa vô vàn các phương pháp cắt giảm chi phí, Lean lại quen thuộc với các doanh nghiệp sản xuất hơn cả? 

5 nguyên tắc cốt lõi tạo nên Lean sẽ trả lời câu hỏi này:

Nguyên tắc 1 – Tập trung vào quy trình: Trọng tâm của mọi sự thay đổi và cải tiến trong phương pháp Lean đều nằm ở quy trình. Đối với doanh nghiệp sản xuất, các quy trình rất quan trọng bởi nó sẽ quyết định nguồn lực sử dụng, thời gian sử dụng và chất lượng sản phẩm.

Nguyên tắc 2 – Tối đa giá trị, tối thiểu lãng phí: Trong Lean, các lãng phí được định nghĩa là những hành động không tạo ra giá trị. Phương pháp Lean tập trung loại bỏ các lãng phí đó, đồng thời tăng cường giá trị mang lại cho khách hàng để tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp; thay vì hướng doanh nghiệp tăng lợi nhuận/sức mạnh bằng cách chi nhiều hơn.

Nguyên tắc 3 – Tiêu chuẩn hóa công việc: Trong Lean, doanh nghiệp sẽ cần tiêu chuẩn các nhiệm vụ (tiêu chuẩn về thời gian, kết quả, quy trình xử lý,…). Khi tiêu chuẩn hóa, doanh nghiệp sẽ đạt được kết quả là chất lượng sản phẩm nhất quán, giảm các chi phí gây ra do sản phẩm lỗi.

Nguyên tắc 4 – Tạo dòng chảy: “Dòng chảy” có nghĩa là một quy trình mà trong đó sản phẩm chạy qua từng bước theo một trình tự xác định, một cách tuần tự, theo tốc độ yêu cầu của khách hàng. Khi điều này được đạt được, doanh nghiệp giảm thiểu những yếu tố phát sinh có thể gây lãng phí trong quy trình, giảm thiểu thời gian chờ và tăng tính linh hoạt cho quy trình.

Nguyên tắc 5 – Giải quyết vấn đề nhanh chóng: Trong Lean, chúng ta nhìn nhận vấn đề như cơ hội để cải tiến. Thay vì nhảy vào giải pháp, chúng ta giải quyết các nút thắt theo một trình tự khoa học Plan - Do - Check - Act: Đi từ xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, phát triển giải pháp, triển khai giải pháp, kiểm tra kết quả, đến áp dụng phương pháp mới. Nhờ vậy, các nút thắt được tháo nhanh hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Ứng dụng mô hình Lean nhận diện 8 loại lãng phí trong sản xuất 

Ứng dụng mô hình Lean, doanh nghiệp sẽ nhận diện đúng đâu thật sự là những khoản đang gây lãng phí. Khi gọi tên chính xác các lãng phí, doanh nghiệp sẽ có lựa chọn cắt giảm đúng thay vì “cắt nhầm” vào các chi phí thiết yếu, gây ra các thiệt hại không đáng có.

Dựa vào mức độ phổ biến của các lãng phí, Jean Cunningham – đồng sáng lập Lean Enterprise Institute và các cộng sự đã nghiên cứu và đưa ra mô hình tổng hợp 8 loại lãng phí trong sản xuất mang tên D.O.W.N.T.I.M.E

Lãng phí do sửa chữa, loại bỏ sản phẩm hỏng (Defects)

- Loại tổn thất lãng phí này gây gián đoạn quá trình sản xuất và cung ứng. Để khắc phục, sửa chữa các sản phẩm có lỗi, đòi hỏi phải tốn thời gian và chi phí, phải có thêm một bộ phận riêng để làm việc này, hoặc phải dừng sản xuất để khắc phục.

- Loại bỏ hoàn toàn các tổn thất lãng phí là điều khó có thể xảy ra, nhưng lãng phí do sự hư hỏng của hàng hóa có thể được hạn chế thông qua quy trình sản xuất được tiêu chuẩn hóa, được quản lí chặt chẽ ở mọi cấp độ sản xuất hoặc một số công cụ hỗ trợ giám sát công việc như checklists...

Lãng phí do sản xuất quá nhiều (Over-production)

- Là việc sản xuất vượt quá nhu cầu, vượt quá hiệu quả hoạt động của máy móc, của nhân công và khả năng quản lí. Hậu quả của loại lãng phí này là tồn kho nhiều, sản xuất kém hiệu quả.

- Giải pháp cho vấn đề trên là việc thiết lập luồng làm việc hợp lí dựa trên lợi ích khác hàng. Đảm bảo tính hợp lí của các quy trình sản xuất sẵn có tại mỗi giai đoạn công việc, hoặc tạo ra các quy trình mới nếu cần thiết.

Lãng phí do chờ đợi (Waiting)

- Loại lãng phí này xảy ra do các công đoạn trên dây chuyền có tốc độ không đồng đều, do thiếu chi tiết, do trục trặc kỹ thuật khiến dây chuyền bị trì hoãn để chờ đợi thu thập đủ nguyên vật liệu mới tiếp tục tiến hành sản xuất. Khi dây chuyền hay máy đang hoạt động rất khó để phát hiện ra lãng phí này.

- Khi xảy ra loại lãng phí này, sẽ có một bộ phận công nhân phải chờ đợi để công đoạn sản xuất gặp trục trặc được giải quyết. Một trong những hướng giải quyết tức thời chính là bổ sung một số lượng công nhân phù hợp để giải quyết tồn đọng tại công đoạn sản xuất nêu trên, đối với một số nhà quản lý, đây còn được biết tới như một hướng giải quyết lãng phí tài chính (tiền lương).

Lãng phí nguồn lực (Non-Utilized Talent)

- Con người: không tận dụng hết năng lực của nhân viên

- Nguồn lực khác: Quên tắt đèn và các máy không sử dụng

- Giải pháp chính cho vấn đề lãng phí này chính là tạo động lực và cấp quyền cho nhân viên, hạn chế việc quản lí quá sát sao, tăng cường đạo tạo. Tối ưu hóa, tiết kiệm các tài nguyên về cơ sở vật chất.

Lãng phí do vận chuyển (Transport)

- Nguồn gốc của loại lãng phí này là do phương tiện vận tải (xe xúc, băng tải,…) chạy không đủ tải, không sử dụng ở hiệu suất cao nhất. Loại lãng phí này cũng chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong các loại lãng phí.

- Việc hạn chế lãng phí vận chuyển có thể được giải quyết thông qua việc đơn giản hóa quy trình vận chuyển, sửa chửa và xây dựng cơ sở hạ tầng.

Lãng phí do hàng tồn kho (Inventory)

Tồn kho, dự trữ là một yếu tố cần thiết, nhằm cho quá tình sản xuất, lưu thông được tiến hành liên tục, nhịp nhàng, không bị gián đoạn, nhưng nếu để tồn kho quá mức là một lãng phí quá lớn. Tồn kho sản phẩm, nguyên vật liệu không chỉ gây ứ đọng vốn, làm giảm hiệu quả kinh doanh mà còn gây tốn diện tích, chiếm không gian. Khi đó đòi hỏi phải sử dụng nhâncông và các thiết bị bảo quản hàng tồn kho.

Lãng phí do di chuyển, chuyển động (Motion)

- Lãng phí do chuyển động là những hoạt động, thao tác thừa của người sản xuất, những hoạt động này không đem lại giá trị gia tăng.

- Để khắc phục lãng phí này này cần phát triển các công cụ hỗ trợ chuyển động và một qui trình làm việc tinh gọn cụ thể rõ ràng không thừa bước, tối thiểu hóa khoảng cách vật lý giữa các khâu sản xuất.

Lãng phí do quá trình vận hành (Extra-processing)

- Do các điều kiện về công nghệ không đầy đủ, hoặc thiết kế chưa thích hợp dẫn đến nhịp sản xuất không đều giữa các công đoạn, hay nói cách khác là sự không đồng bộ. Loại lãng phí này là nguồn gốc của rất nhiều loại lãng phí khác và chiếm tỉ trọng lớn.

- Thông thường loại lãng phí này có thể loại bỏ bằng cách kết hợp giữa các công đoạn và áp dụng kĩ thuật line-balancing (cân bằng công đoạn).

Làm thế nào để phát huy hiệu quả mô hình Lean trong doanh nghiệp của bạn?

Tùy thuộc vào vấn đề muốn giải quyết mà mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thức ứng dụng Lean khác nhau. Tuy nhiên trong những case study ứng dụng Lean thành công nhất – như Thrustmaster, hay Toyota, Nike, Intel,… luôn có mặt 6 yếu tố sau đây

– Có mục tiêu chiến lược rõ ràng:

Doanh nghiệp cần phải hiểu rõ Lean không phải là một chiến lược, “trở nên tinh gọn” không phải là kết quả. Nói chính xác, Lean là phương pháp để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược. 

Để ứng dụng Lean đúng cách, trước hết doanh nghiệp cần có mục tiêu rõ ràng và truyền đạt cho nội bộ thấy tầm quan trọng của các mục tiêu đó. Từ đó, nội bộ cũng sẽ hiểu được vai trò của Lean trong việc giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu, vì vậy sẽ chủ động thực hiện Lean.

– Lãnh đạo kiên định với Lean:

Có một số lượng lớn các lãnh đạo cho rằng sự tinh gọn Lean không phù hợp với họ. Các nhà lãnh đạo cấp cao cần thể hiện rõ Lean qua các hành vi lãnh đạo, có thể kể đến như: truyền đạt tầm nhìn rõ ràng về ứng dụng Lean; thường xuyên trực tiếp đến các xưởng sản xuất của mình; thể hiện sự tôn trọng của nhân viên tuyến đầu; và khi có vấn đề xảy ra và mọi thứ không như mong đợi, hãy tự hỏi nguyên nhân gốc rễ là gì thay vì ngay lập tức lên án nhân viên.

– Vạch ra chuỗi giá trị: 

Chúng ta đã thảo luận về cách Lean tối đa hóa giá trị và loại bỏ lãng phí. Nhưng làm thế nào để bạn nhìn thấy sự lãng phí trong doanh nghiệp của bạn và làm thế nào để bạn quyết định cách tốt nhất để loại bỏ sự lãng phí đó? Câu trả lời đó là vạch ra chuỗi giá trị từ đầu đến cuối, từ khâu nhập nguyên vật liệu thô đến khâu giao thành phẩm. Chuỗi giá trị (nếu sử dụng đúng cách) sẽ hướng bạn đến một lộ trình cải tiến rõ ràng và đơn giản, giúp bạn tránh bị xao nhãng và đi lạc đường.

– Đặt tiêu chuẩn rõ ràng:

Tiêu chuẩn hóa nơi làm việc và bản thân công việc là nền tảng của mô hình Lean. Doanh nghiệp có thể bắt đầu 5S để chuẩn hóa nơi làm việc của bạn, sau đó chuẩn hóa công việc từ những phần việc quan trọng nhất. Đặt tiêu chuẩn rõ ràng ngay từ đầu sẽ ổn định quy trình sản xuất và mang lại chất lượng sản phẩm nhất quán, và đó cũng cung cấp cơ sở để thực hiện các cải tiến khác.

– Phát triển các lãnh đạo tuyến đầu:

Lãnh đạo tuyến đầu được xem như là người có ảnh hưởng lớn nhất về khía cạnh văn hóa trong các quá trình cải tiến như Lean. Họ là quản lý, người giám sát, trưởng nhóm,… là những người mà nhân viên của bạn tin tưởng hơn, lắng nghe hơn và trực tiếp báo cáo công việc hàng ngày. Hãy cung cấp cho họ những công cụ quản lý, đào tạo họ kỹ năng lãnh đạo và những hiểu biết về cải tiến để họ có thể tạo ra nhiều “lực đẩy cải tiến” hơn trong nội bộ. 

– Phân bổ nguồn lực hợp lý:

Một vấn đề lớn khiến các doanh nghiệp ứng dụng Lean không thành công là do thiếu nguồn lực, nguồn lực nội bộ không hưởng ứng. Thực tế mọi người trong doanh nghiệp bạn đã rất bận rộn với hàng tá công việc chính được giao hàng ngày và khó có thể hết mình với những hoạt động khác. Dù vậy, doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo có đủ nguồn lực để đáp ứng việc này. Doanh nghiệp có thể thuê ngoài các đội tư vấn, chuyên gia, huấn luyện về Lean; đồng thời sử dụng các công cụ phần mềm để giúp việc quản lý thời gian tiện lợi hơn, tốn ít thời gian và sức lực hơn.

Trong ngành sản xuất thì Lean là một trong những giải pháp hàng đầu về cắt giảm chi phí, đã và đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong mô hình của mình. Khi tìm đến bài viết này, hẳn doanh nghiệp của bạn đã biết đến Lean, hoặc đã ứng dụng Lean nhưng chưa thật sự thu được hiệu quả mong đợi. Với những kinh nghiệm đúc rút từ những chuyên gia hàng đầu về Lean, cùng case study ứng dụng Lean thành công, hy vọng bài viết đã mang lại những thông tin hữu ích cho quý doanh nghiệp.